Na czym tak naprawdę polega zarządzanie projektami?

Zacznijmy od podstaw - czym jest projekt?

Zanim będziemy w stanie wyjaśnić, na czym polega zarządzanie projektami, musimy ustalić, czym w ogóle jest projekt. Najprościej mówiąc - projektem możemy nazwać konkretne zadanie albo zbiór zadań, które razem składają się na obraz firmy. W zależności od tego, jakie usługi świadczy dana firma, jej projekty będą dotyczyć różnych zagadnień. Bardziej definicyjnie, project management to po prostu zbiór czynności, które należy wykonać, żeby osiągnąć cele główne i pośrednie, w określonym czasie. Czynności, które mogą być podejmowane w ramach zarządzania to m.in. harmonogramowanie, realizacja, czy też rozliczanie. Warto wspomnieć, że efektywne zarządzanie ma na celu nie tylko osiąganie celów, ale też neutralizację wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka. Co istotne - osoba zarządzająca projektami powinna również zadbać o sprawną komunikację pomiędzy członkami zespołu.

Skuteczne realizowanie projektów

Za bezpośrednie kierowanie procesami niezbędnymi do realizowania celów odpowiada kierownik projektu. Jego głównym zadaniem jest koordynowanie zadań i sprawne zarządzanie uczestnikami. Kolejnym ważnym zadaniem jest podtrzymywanie motywacji, co umożliwia osiągnięcie założeń i zrealizowanie projektu. W zależności od systemu pracy oraz rodzaju realizowanego zadania, zarządzanie projektami można przeprowadzić w trzech podstawowych nurtach:
• tradycyjnym - na ogół projekt ma początkowe etapy inicjacji i planowania, a potem równolegle następują etapy realizacji i monitorowania projektu,
• agile - wykorzystywanym najczęściej w projektach informatycznych i internetowych, podczas realizacji celu nie podąża się za stworzonym wcześniej planem, tylko za bieżącymi potrzebami odbiorców,
• ekstremalnym - dotyczącym zazwyczaj projektów rozwojowo-badawczych, kiedy ani cel, ani plan projektu nie jest ustalony w sposób precyzyjny

Co jeszcze warto uwzględnić podczas zarządzania projektem?

Dopasowanie odpowiedniego nurtu oraz wybranie kompetentnego kierownika projektu to kwestie kluczowe. Jednak do realizacji celu potrzeba jeszcze wielu innych czynników. Co zatem powinno zostać uwzględnione w procesie? Przede wszystkim wszystkie ryzyka i ograniczenia, takie jak budżet, zasoby, deadline. Bez tego łatwo możemy za bardzo rozwlec projekt w czasie i nie uzyskać oczekiwanych efektów. Następnym krokiem powinno być dokładne rozplanowanie etapów (o ile pracujemy w nurcie, który tego wymaga). W przeciwnym wypadku ciężko będzie monitorować postępy. Może się to wydawać banalne, ale bez odpowiedniej kontroli oraz weryfikacji poszczególnych etapów, niezwykle trudno jest w sposób efektywny doprowadzić projekt do końca, uzyskując oczekiwane efekty.