Czy masz wrażenie, że wszyscy w firmie ciężko pracują, a wyniki wciąż nie są takie jak chcesz? Czy zamówienia się przeciągają, klienci czekają zbyt długo, a koszty rosną szybciej niż przychody? Efektywność operacyjna to umiejętność robienia tych samych rzeczy szybciej, prościej i taniej przy zachowaniu dobrej jakości. Coraz więcej firm korzysta przy tym ze wsparcia doradców i inspiracji z zewnątrz.
Czym jest efektywność operacyjna?
Efektywność operacyjna to zdolność firmy do dostarczania produktów lub usług w możliwie najlepszy sposób przy jak najmniejszym zużyciu czasu, pieniędzy i energii zespołu. Chodzi o to, żeby każdy etap pracy wnosił wartość dla klienta, a nie tylko generował papierologię oraz dodatkowe koszty. Gdy świadomie dbasz o efektywność, zwykle jednocześnie ograniczasz koszty i poprawiasz doświadczenie klientów, którzy chętniej wracają i polecają Twoją firmę dalej. Ciekawostką jest to, że wiele rozwiązań stosowanych dziś w małych firmach usługowych powstaje pierwotnie w fabrykach oraz dużych zakładach produkcyjnych, a dopiero później trafia do innych branż.
Dlaczego warto zająć się procesami?
Jeśli chcesz coś poprawić, najpierw musisz zobaczyć jak faktycznie wygląda praca w Twojej firmie. Dlatego dobrym pierwszym krokiem jest opisanie całego przebiegu obsługi klienta od pierwszego kontaktu aż do zakończenia zlecenia. Dzięki temu zauważasz wąskie gardła oraz miejsca w których dokumenty lub informacje po prostu leżą i czekają. Zaskakujące jest to, jak często największe opóźnienia powstają nie w samej produkcji lub obsłudze, ale w przekazywaniu informacji pomiędzy działami. Kiedy rozpisujesz proces krok po kroku, szybciej dostrzegasz zadania, które istnieją tylko dlatego, że kiedyś tak ustalono i nikt tego nie zmienił. Dowiedz się więcej na https://www.crowe.com/pl.
Uproszczenie codziennej pracy
Po rozpisaniu procesów przychodzi czas na uproszczenie tego, co robisz na co dzień. Twoim celem jest stworzenie jasnych zasad wykonywania zadań tak, żeby każdy wiedział co po kolei robi oraz jakie informacje są mu potrzebne. Dzięki temu ograniczasz liczbę błędów, poprawek i nieporozumień pomiędzy osobami oraz działami. Dobrze opisane zasady ułatwiają też wdrożenie nowych pracowników, bo nie muszą uczyć się wszystkiego wyłącznie przez obserwację innych. Uproszczenie oznacza także eliminowanie czynności, które nie wnoszą dla klienta żadnej wartości. Jeśli kilka razy wpisujesz te same dane w różne formularze, zastanów się czy nie możesz tego połączyć w jedno narzędzie lub jedną prostą tabelę. Ciekawostką jest, że firmy pracujące z podejściem lean często odkrywają, że nawet kilkadziesiąt procent zadań w procesie nie jest potrzebnych z punktu widzenia klienta, tylko powstało z przyzwyczajenia lub przez brak lepszych narzędzi.
Wykorzystanie technologii i danych
Kolejnym krokiem w poprawie efektywności jest mądre korzystanie z technologii i danych. Wcale nie musisz od razu inwestować w ogromne systemy, czasem wystarczy proste narzędzie do zbierania informacji o tym, jak długo trwają poszczególne zadania. Gdy zaczynasz mierzyć czasy realizacji, liczbę błędów lub reklamacji, nagle widzisz czarno na białym gdzie naprawdę uciekają Ci pieniądze i czas. W wielu firmach sama zamiana arkuszy wypełnianych ręcznie na prostą aplikację lub wspólny system do zadań skraca czas pracy i zmniejsza liczbę pomyłek.
Warto podkreślić, że poprawa efektywności operacyjnej to proces który trwa, a nie jednorazowy projekt. Kiedy krok po kroku opisujesz swoje procesy, upraszczasz zasady i zaczynasz lepiej korzystać z technologii, Twoja firma staje się bardziej poukładana oraz odporna na zmiany. Ty zyskujesz większy spokój, bo wiesz co się dzieje w środku i gdzie możesz jeszcze coś poprawić. Dzięki temu łatwiej podejmujesz decyzje, szybciej reagujesz na potrzeby klientów i budujesz firmę która nie tylko przetrwa trudniejsze czasy, ale ma realną szansę rosnąć w sposób, który jest dla Ciebie bezpieczny i wygodny.
